Zvládněte svá data: Pokročilé tipy pro filtrování a vyhledávání v Bohemia CRM

Bohemia CRM, postavené na robustní platformě Model-Driven Power Apps v rámci Microsoft 365, slouží jako centrální úložiště klíčových informací o vašich zákaznících, obchodních případech a servisních požadavcích. Samotné shromažďování dat je však jen polovina úspěchu. Skutečná efektivita spočívá ve schopnosti tato data rychle a přesně najít, analyzovat a využít je k rozhodování.

Mnoho uživatelů se spokojí se základním vyhledávacím polem, ale platforma nabízí mnohem propracovanější nástroje. Pojďme se podívat na pokročilé techniky, které vám pomohou stát se mistrem ve vyhledávání a filtrování dat v Bohemia CRM.

Základní nástroje pro vyhledávání

Než se ponoříme do pokročilých funkcí, zopakujme si tři hlavní způsoby, jak v systému hledat:

  1. Globální vyhledávání (Dataverse Search): Toto je hlavní vyhledávací lišta, kterou obvykle najdete v horní části obrazovky. Prohledává více tabulek (entit) najednou – například Firmy, Kontakty a Obchodní příležitosti. Je ideální, když si nejste jisti, kde přesně se informace nachází, nebo když potřebujete rychlý přehled.

  2. Rychlé hledání v zobrazení: Na každém seznamu záznamů (tzv. zobrazení, např. "Moje aktivní obchodní příležitosti") najdete menší vyhledávací pole. Toto hledání je omezeno pouze na tabulku, ve které se právě nacházíte, a obvykle prohledává jen několik předdefinovaných sloupců (např. název firmy, jméno kontaktu).

  3. Panel filtru: U většiny moderních zobrazení najdete ikonu trychtýře, která otevře postranní panel s filtry. Zde můžete rychle filtrovat data v aktuálním zobrazení podle hodnot ve sloupcích – například zobrazit jen Servisní případy s vysokou prioritou.

Tyto nástroje jsou skvělé pro rychlé dotazy. Co když ale potřebujete složitější logiku?

Pokročilé filtrování: Tvorba a ukládání vlastních pohledů

Největší síla Model-Driven aplikací spočívá v možnosti definovat a ukládat vlastní osobní zobrazení (pohledy). Místo toho, abyste každý den znovu a znovu klikali stejné filtry v postranním panelu, můžete si vytvořit zobrazení na míru.

Představte si, že jako obchodní manažer potřebujete vidět všechny Obchodní příležitosti, které splňují následující kritéria:

  • Jsou ve fázi "Kvalifikace" NEBO "Návrh".

  • A ZÁROVEŇ jejich odhadovaná hodnota je vyšší než 100 000 Kč.

  • A ZÁROVEŇ se týkají firem v Jihočeském kraji.

Jak na to:

  1. Přejděte do seznamu Obchodních příležitostí.

  2. Otevřete panel filtrů (ikona trychtýře) a klikněte na "Upravit filtry". Tím se otevře pokročilý editor dotazů.

  3. Zde můžete přidávat jednotlivé podmínky ("Přidat řádek").

  4. Klíčem je použití "Přidat skupinu". Pro náš příklad byste vytvořili skupinu "OR" (NEBO) pro fáze "Kvalifikace" a "Návrh".

  5. Následně přidáte podmínky "AND" (A) pro odhadovanou hodnotu a kraj.

  6. Jakmile filtry nastavíte, můžete si toto zobrazení "Uložit jako nové zobrazení".

Toto osobní zobrazení budete mít od té chvíle vždy k dispozici v seznamu zobrazení. Navíc ho můžete sdílet se svými kolegy, čímž zajistíte, že se celý tým dívá na stejná data.

Síla pokročilého hledání

Pro opravdu komplexní dotazy slouží funkce Pokročilé hledání (Advanced Find), kterou obvykle najdete pod ikonou trychtýře v horní navigační liště. Tento nástroj vám dává plnou kontrolu nad dotazovacím jazykem (FetchXML) v přehledném grafickém rozhraní.

Jeho hlavní výhodou je schopnost dotazovat se napříč souvisejícími tabulkami.

Příklady pokročilých dotazů:

  • Dotaz na neaktivní zákazníky: "Najdi mi všechny Firmy, u kterých neexistuje žádná Aktivita (např. telefonát nebo schůzka) za posledních 90 dní." Tímto způsobem snadno identifikujete zákazníky, kterým se nikdo nevěnoval.

  • Dotaz na potenciál: "Zobraz všechny Kontakty z Prahy, které jsou spojeny s Firmou v segmentu 'VIP', A ZÁROVEŇ mají alespoň jednu otevřenou Obchodní příležitost."

  • Dotaz na servis: "Vypiš všechny Servisní případy týkající se produktu 'Alfa', které nemají přiřazeného žádného řešitele."

Práce s pokročilým hledáním vyžaduje trochu praxe, ale umožňuje vám vytvářet reporty, které by jinak vyžadovaly složitý export do Excelu. Výsledky si opět můžete uložit jako osobní zobrazení.

Další tipy a triky

  • Používejte zástupné znaky: Ve většině vyhledávacích polí (zejména v Rychlém hledání) funguje hvězdička * jako zástupný znak. Hledání Nov* tak najde "Nová", "Novák" i "Novotný".

  • Filtrujte podle fází procesu: Bohemia CRM využívá Pracovní procesy (Business Process Flows) k vedení uživatelů. Můžete snadno filtrovat záznamy podle toho, v jaké fázi se právě nacházejí. Chcete vidět všechny Nabídky, které čekají na schválení? Stačí filtrovat podle aktivní fáze pracovního procesu.

  • Exportujte pro analýzu: Jakýkoliv pohled nebo výsledek pokročilého hledání můžete snadno exportovat do Excelu, a to i jako dynamický list, který lze po otevření v Excelu aktualizovat o nová data z CRM.

Efektivní práce s filtry a vyhledáváním promění Bohemia CRM z pouhé databáze na aktivní nástroj pro řízení vašeho byznysu. Věnovat čas nastavení vlastních zobrazení a pochopení pokročilého hledání se vám mnohonásobně vrátí v ušetřeném čase a kvalitnějších podkladech pro rozhodování.

Posted on