Správa firemních procesů se často dělí na dva oddělené světy. Na jedné straně stojí CRM (Customer Relationship Management) systém, který je doménou obchodního oddělení – spravují se v něm kontakty, obchodní případy, aktivity a komunikace se zákazníky. Na straně druhé je účetní nebo ekonomický software (ERP), který je nezbytný pro finanční řízení, legislativní soulad a správu skladů.
Problém nastává na pomezí těchto dvou světů. Obchodník uzavře zakázku v CRM, ale faktura se musí vystavit v účetním systému. Tato data je nutné ručně přepsat, což nevyhnutelně vede k chybovosti, časovým prodlevám a nekonzistentním datům. Řešením je strategická integrace obou systémů.
Proč je datové silo mezi obchodem a účetnictvím rizikem?
Oddělené systémy znamenají, že stejná informace – například údaje o zákazníkovi nebo položky zakázky – existuje na dvou místech zároveň. Jakákoli změna (např. nová fakturační adresa) se musí provést dvakrát.
Klíčové problémy ručního přenosu dat:
-
Chybovost: Při manuálním přepisování IČO, adres, částek nebo specifických položek snadno dojde k překlepu. Oprava chybné faktury je administrativně náročná.
-
Časová prodleva: Účetní oddělení nemusí ihned vědět, že obchodník uzavřel obchod. Fakturace se zpožďuje, což má přímý dopad na cash flow firmy.
-
Neinformovanost obchodu: Obchodník v CRM nevidí, zda zákazník již fakturu uhradil. Nemůže tak efektivně reagovat na dotazy klienta ani správně načasovat další prodejní aktivity.
-
Duplicitní práce: Jeden zaměstnanec data pořídí v CRM (nabídka, zakázka) a druhý je znovu pořizuje v účetnictví (faktura, dodací list).
Jak funguje propojení v praxi: Most mezi systémy
Cílem propojení není nahradit jeden systém druhým. Cílem je nechat každý systém dělat to, v čem je nejlepší, a zajistit mezi nimi bezchybnou a automatickou komunikaci.
CRM systém, jako je Bohemia CRM, slouží jako centrální bod pro veškeré obchodní aktivity. Zde vzniká poptávka, nabídka a finální zakázka (obchodní případ). Právě v momentě, kdy je zakázka úspěšně uzavřena, přichází na řadu integrace.
Datový tok z CRM do účetnictví
Moderní propojení funguje nejčastěji na bázi API (aplikační programové rozhraní), které umožňuje systémům "hovořit" stejným jazykem.
-
Vznik podkladu v CRM: Obchodník v CRM změní stav obchodního případu na "Uzavřeno - K fakturaci" nebo přímo vytvoří záznam "Vydaná faktura".
-
Přenos dat: CRM systém automaticky odešle potřebná data na definované rozhraní účetního softwaru. Přenáší se:
-
Identifikace odběratele (IČO, DIČ) – systém ověří existenci kontaktu v účetnictví, případně založí nový.
-
Fakturační údaje.
-
Položky faktury (kódy produktu, názvy, počty, ceny, sazby DPH).
-
Číslo zakázky nebo obchodního případu pro párování.
-
-
Zpracování v účetnictví: Účetní software přijme data a založí koncept faktury. Účetní zpravidla provede finální kontrolu (např. správnost zaúčtování, střediska) a fakturu finálně vystaví a zaúčtuje.
Zpětná vazba: Informace z účetnictví do CRM
Integrace nesmí být jednosměrná. Aby měl obchodník kompletní přehled, účetní systém musí posílat data zpět do CRM. Nejdůležitější je stav úhrady.
Jakmile účetní systém spáruje bankovní pohyb s vystavenou fakturou (např. v systémech Pohoda nebo Money S3), automaticky odešle tuto informaci zpět do CRM. Obchodník tak na kartě klienta v CRM okamžitě vidí, že faktura byla uhrazena. Stejně tak vidí faktury po splatnosti, což mu dává podnět k případné urgenci platby.
Podpora klíčových českých účetních systémů
Pro funkční propojení na českém trhu je zásadní, aby CRM systém podporoval lokální ekonomický software. Například verze Bohemia CRM Professional je připravena na přímé napojení na nejrozšířenější systémy, jako jsou:
-
Pohoda (Stormware)
-
Money S3
-
ABRA Flexi (dříve FlexiBee)
-
Helios
-
iDoklad
Skutečná automatizace pomocí Pracovních procesů
Samotné propojení řeší přenos dat. Skutečné efektivity však dosáhneme až automatizací fakturačního procesu pomocí nástrojů, jako jsou "Pracovní procesy" (Workflows) dostupné v pokročilých CRM.
Pracovní proces je sada pravidel, která definují, co se má stát, když nastane určitá událost.
Příklad automatizace fakturace:
-
Spouštěč (Trigger): Obchodník v CRM změní stav "Obchodního případu" na "Realizováno".
-
Akce 1 (CRM): Systém automaticky vytvoří v CRM nový záznam typu "Vydaná faktura" a převezme do něj všechny položky a údaje o klientovi z daného obchodního případu.
-
Akce 2 (Integrace): Systém okamžitě odešle data o této nové faktuře přes API do účetního systému (např. Pohody).
-
Akce 3 (Notifikace): Systém automaticky vytvoří úkol pro zodpovědnou účetní s textem: "Nová faktura [Číslo faktury] byla přenesena do Pohody. Proveďte prosím kontrolu a zaúčtování."
Tímto způsobem je celý proces od uzavření obchodu po vytvoření účetního dokladu záležitostí několika sekund, nikoli hodin manuální práce.
Přínosy jednotného ekosystému
Propojením CRM a účetnictví nevzniká jen úspora času. Vzniká jednotný, konzistentní a transparentní firemní ekosystém. Management má přehled o obchodních výsledcích v reálném čase, obchodníci mají kompletní finanční historii klienta (včetně platební morálky) a účetní oddělení se může věnovat kontrole a finančnímu řízení namísto přepisování dat. Investice do správné integrace se tak vrací nejen v ušetřených mzdových nákladech, ale především ve zvýšení přesnosti a rychlosti celé firmy.